Rejestry, ewidencje, archiwa 

 

 

Wykaz rejestrów i ewidencji oraz archiwa prowadzone w poszczególnych referatach w Urzędzie Miejskim we Władysławowie

 

Udostępnianie danych zawartych w rejestrach odbywa się z uwzględnieniem postanowień ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych.

 

 

Referat Organizacyjno Prawny: 

1)           Centralny Rejestr Zarządzeń Burmistrza Miasta

2)           Rejestr Oświadczeń Majątkowych

3)           Centralny Rejestr Informacji Publicznej

4)           Rejestr realizacji zadań z zakresu działalności pożytku publicznego przez organizacje pożytku publicznego – Kluby Sportowe

5)           Rejestr otwartych konkursów ofert w zakresie działalności pożytku publicznego

6)           Rejestr wydanych zaświadczeń o sposobie wykonywania zamówień publicznych realizowanych w ramach umów zawartych z Gminą Miasta Władysławowo

Kadry Urzędu

1)     Rejestr wydanych legitymacji służbowych.

2)     Rejestr delegacji służbowych.

3)     Rejestr wydanych pieczęci i pieczątek.

4)     Rejestr wydanych upoważnień/pełnomocnictw.

Administracja Budynku

1)     Rejestr ewidencji tuszów i tonerów dla prac. Urzędu. Wersja papierowa.

2)     Rejestr ewidencji materiałów biurowych i papieru. Wersja papierowa.

3)     Rejestr kosztów zakupów usług wg otrzymanych faktur. Wersja papierowa.

4)     Rejestr wystawionych faktur. Wersja papierowa i elektroniczna.

5)     Rejestr wystawionych zleceń. Wersja papierowa.

6)     Rejestr harmonogramu spotkań, sala 103, 309.Wersja papierowa.

7)     Rejestr wniosków o zaangażowanie środków budżetowych U.M. Wersja papierowa.

8)     Rejestr zakupionych publikacji dla potrzeb U.M. Wersja papierowa.

9)     Rejestr zamówionej prasy i periodyków. Wersja papierowa.

Ochrona Informacji Niejawnych

Zasady dostępu reguluje Ustawa z dnia 22.01.1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2010 nr 182, pozycja 1228 z późniejszymi zmianami).

Wszystkie rejestry są prowadzone w formie papierowej.

1)     Rejestr dzienników ewidencji i teczek.

2)     Dziennik ewidencji

3)     Rejestr wydanych przedmiotów

4)     Książka doręczeń przesyłek miejscowych

Zarządzanie Kryzysowe, Sprawy Obronne, Ochrona Cywilna

Zasady dostępu reguluje Ustawa z dnia 22.01.1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. 2010 nr 182, pozycja 1228 z późniejszymi zmianami).

Wszystkie rejestry są prowadzone w formie papierowej.

1)     Rejestr mężczyzn miasta Władysławowa urodzonych w danym roku objętych rejestracją w danym roku.

2)     Rejestr kobiet miasta Władysławowa urodzonych w danym roku objętych rejestracją w danym roku.

3)     Lista osób z miasta Władysławowa urodzonych w danym roku podlegających stawiennictwu do kwalifikacji wojskowej w danym roku.

Biuro Rady Miejskiej

Wszystkie wymienione poniżej rejestry maja formę papierową
i elektroniczną.

1)     Wnioski i interpelacje radnych

2)     Przewodniczący Rady Gminy – korespondencja

3)     Wnioski i postulaty mieszkańców – korespondencja

4)     Uchwały Rady Gminy

5)     Przekazywanie aktów prawa miejscowego do ogłoszenia i badanie zgodności z prawem

6)     Opiniowanie projektów aktów prawa miejscowego

7)     Opiniowanie przez gminę i jej jednostki organizacyjne projektów dokumentów nie mających charakteru aktu prawnego

8)     Skargi i wnioski załatwione bezpośredni

9)     Prowadzenie spraw sądowych przed sądami administracyjnymi

10)Udostępnienie informacji publicznej

Działalność Gospodarcza i Turystyka

1)     Ewidencja Działalności Gospodarczej – dane archiwalne(sprzed przeniesienia do CEIDG tj. 31.12.2011 r. oraz dane z wpisów przedsiębiorców, którzy zakończyli działalność gospodarcza przed 01.07.2011 r.) – forma elektroniczna

2)     Rejestr przedsiębiorców posiadających licencje na wykonywanie transportu drogowego taksówką- forma elektroniczna

3)     Rejestr przedsiębiorców posiadających zezwolenie na wykonywanie regularnych przewozów osób w krajowym transporcie drogowym w obrębie Gminy Miasta Władysławowa- forma papierowa

4)     Rejestr przedsiębiorców posiadających zezwolenie na wykonywanie regularnych specjalnych przewozów osób w krajowym transporcie drogowym w obrębie Gminy Miasta Władysławowa- forma papierowa

5)     Rejestr przedsiębiorców posiadających zezwolenie na sprzedaż napojów alkoholowych (przeznaczonych do spożycia w miejscu i poza miejscem sprzedaży, zezwolenia cateringowe, zezwolenia jednorazowe)- forma elektroniczna

6)     Ewidencja innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie- forma elektroniczna.

Zamówienia Publiczne

1)     Centralny Rejestr Umów i Zleceń – forma elektroniczna i papierowa.

2)     Rejestr wydatków poniżej 14 tysięcy euro – forma elektroniczna i papierowa.

3)     Rejestr zamówień publicznych – forma elektroniczna i papierowa.

Biuro Obsługi Interesanta:

Wszystkie rejestry są prowadzone w formie elektronicznej i papierowej.

1)     Rejestr pism wychodzących i przychodzących.

2)     Rejestr faktur wpływających do Urzędu Miejskiego.

3)     Rejestr czasopism.

Urząd Stanu Cywilnego:

 

1)     Rejestr urodzeń (wersja papierowa i elektroniczna)

2)      Rejestr małżeństw (wersja papierowa i elektroniczna)

3)     Rejestr zgonów (wersja papierowa i elektroniczna)

4)     Rejestr zmiany imion i nazwisk (wersja papierowa)

5)     Rejestr korespondencji wpływającej do Urzędu Stanu Cywilnego we Władysławowie (wersja elektroniczna)

6)     Ewidencja wydanych i unieważnionych dowodów osobistych (wersja papierowa i elektroniczna)

Ewidencja Ludności

1)     Ewidencja ludności (wersja elektroniczna)

2)     Rejestr wyborców(wersja elektroniczna).

 

Referat Finansowo -Budżetowy:

Wymiar podatku

Wszelkie dane wynikające z postępowania podatkowego są objęte tajemnicą skarbową art. 293 Ordynacja podatkowa (Dz. U. 2015 r. poz. 613 tj.) i dostępne w ramach tej ustawy i z uwzględnieniem ustawy o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1182tj.)    

1)     Rejestr decyzji wymiarowych w sprawie podatku od nieruchomości osób fizycznych/ forma elektroniczna i papierowa. 

2)     Rejestr decyzji wymiarowych w sprawie podatku rolnego osób fizycznych/ forma elektroniczna i papierowa.

3)     Rejestr decyzji wymiarowych w sprawie podatku leśnego osób fizycznych/ forma elektroniczna i papierowa.

4)     Rejestr decyzji wymiarowych w sprawie łącznego zobowiązania pieniężnego osób fizycznych/ forma elektroniczna i papierowa.

5)     Rejestr z dnia przypisów i odpisów w sprawie podatku rolnego osób fizycznych/ forma elektroniczna i papierowa.

6)     Rejestr z dnia przypisów i odpisów w sprawie podatku od nieruchomości osób fizycznych/ forma elektroniczna i papierowa.

7)     Rejestr z dnia przypisów i odpisów w sprawie podatku leśnego osób fizycznych/ forma elektroniczna i papierowa. 

8)     Rejestr z miesiąca przypisów i odpisów w sprawie podatku rolnego osób fizycznych/ forma elektroniczna i papierowa.

9)     Rejestr z miesiąca przypisów i odpisów w sprawie podatku od nieruchomości osób fizycznych/ forma elektroniczna i papierowa.

10)Rejestr z miesiąca przypisów i odpisów w sprawie podatku leśnego osób fizycznych/ forma elektroniczna i papierowa. 

11)Rejestr z dnia przypisów i odpisów w sprawie podatku od nieruchomości osób prawnych/forma elektroniczna i papierowa.

12)Rejestr z dnia przypisów i odpisów w sprawie podatku rolnego osób prawnych/ forma elektroniczna i papierowa.

13)Rejestr z dnia przypisów i odpisów w sprawie podatku leśnego osób prawnych/ forma elektroniczna i papierowa. 

14)Rejestr z miesiąca przypisów i odpisów w sprawie podatku od nieruchomości osób prawnych/forma elektroniczna i papierowa.

15)Rejestr z miesiąca przypisów i odpisów w sprawie podatku rolnego osób prawnych/ forma elektroniczna i papierowa.

16)Rejestr z miesiąca przypisów i odpisów w sprawie podatku leśnego osób prawnych/ forma elektroniczna i papierowa. 

17)Rejestr umorzeń/forma papierowa.

18)Wykaz osób którym organ udzielił umorzeń przekraczających 500,00 zł za dany rok/ forma papierowa. 

19)Wykaz osób którym udzielono pomocy publicznej w danym roku/forma papierowa.

20)Rejestr wydanych zaświadczeń za dany rok/ forma papierowa.

21)Ewidencja podatników. 

Finanse

Wszelkie dane wynikające z postępowania podatkowego są objęte tajemnicą skarbową art. 293 Ordynacja podatkowa (Dz. U. 2015 r. poz. 613 tj.) i dostępne w ramach tej ustawy i z uwzględnieniem ustawy o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1182 tj.)    

1)     Ewidencja wysłanych upomnień na zaległości w podatkach od nieruchomości, rolnych, leśnych i od środków transportowych/ forma elektroniczna i papierowa

2)     Ewidencja tytułów wykonawczych przekazanych do egzekucji administracyjnej/ forma elektroniczna i papierowa

3)     Ewidencja wezwań do uiszczenia opłat lokalnych i administracyjnych/ forma elektroniczna i papierowa

4)     Ewidencja wezwań do złożenia deklaracji na podatek od środków transportowych DT-1/forma papierowa

5)     Rejestr decyzji określających wysokość podatku od środków transportowych/forma papierowa

6)     Rejestr decyzji przyznających ulgi w spłacie podatków, opłat lokalnych i administracyjnych/forma papierowa

7)     Rejestr wystawionych zaświadczeń o niezaleganiu w podatkach, opłatach lokalnych i administracyjnych

Są udostępniane, z tym, że prawo do informacji publicznej podlega ograniczeniu w zakresie i na zasadach określonych w przepisach ochronie informacji niejawnych oraz o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych w szczególności: tajemnicy przedsiębiorcy, kontroli państwowej, postępowania administracyjnego, postępowania karnego, ochrony życia prywatnego i rodzinnego i innych dobór osobistych.   

Kasa

Są udostępniane, z tym, że prawo do informacji publicznej podlega ograniczeniu w zakresie i na zasadach określonych w przepisach ochronie informacji niejawnych oraz o ochronie innych tajemnic ustawowo chronionych w szczególności: tajemnicy przedsiębiorcy, kontroli państwowej, postępowania administracyjnego, postępowania karnego, ochrony życia prywatnego i rodzinnego i innych dobór osobistych.   

Wszystkie w formie papierowej.

1)     Ewidencja czeków gotówkowych – wydatki

2)     Ewidencja czeków gotówkowych – dochody

3)     Ewidencja czeków gotówkowych – depozyt

4)     Ewidencja czeków gotówkowych – Fundusz Świadczeń Socjalnych

5)     Ewidencja czeków gotówkowych – Pracownicza Kasa Zapomogowo-Pożyczkowa

6)     Księga druków ścisłego zarachowania – arkusze spisów z natury

7)     Księga druków ścisłego zarachowania – kwitariusze przychodowe K-103

8)     Rejestr wezwań do wniesienia opłaty dodatkowej

9)     Księga druków ścisłego zarachowania – mandaty karne

10)Rejestr faktur VAT

11)Rejestr raportów kasowych – typ 410-1, 411-3

12)Rejestr druków KP i KW

Księgowość

Udostępnienie osobie trzeciej zgodnie z art. 75 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 330 tj.)

1)     Rejestr podatku VAT (forma elektroniczna)

2)     Rejestr zaangażowań (forma elektroniczna)

3)     Rejestr poleceń księgowań (wydatki)/(forma papierowa)

4)     Rejestr poleceń księgowań (zaangażowania)/(forma elektroniczna)

5)     Rejestr not księgowych (forma papierowa) 

6)     Rejestr tytułów wykonawczych (forma elektroniczna)

7)     Ewidencja wysłanych upomnień (forma elektroniczna)

 Udostępniane z uwzględnieniem art. 27 ustawy o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2014r. poz. 1182tj.)

 

 

Referat Gospodarki Komunalnej, Ochrony Środowiska i Rozwoju Lokalnego:

1)     wykaz danych o środowisku - wnioski i decyzje na zezwolenie na usunięcie drzew i krzewów - dane przetwarzane w oparciu o ustawę o ochronie przyrody – prowadzony w formie elektronicznej,

2)     rejestr deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi - dane przetwarzane w oparciu o ustawę o utrzymaniu czystości i porządku w gminach – prowadzony w formie elektronicznej.

3)     Rejestr wydanych zaświadczeń o sposobie wykonywania zamówień publicznych realizowanych w ramach umów zawartych z Gminą Miasta Władysławowo

 

Referat Gospodarki Nieruchomościami i Gospodarki Przestrzennej:

1)     Rejestr wydanych zaświadczeń o sposobie wykonywania zamówień publicznych realizowanych w ramach umów zawartych z Gminą Miasta Władysławowo

W wersji papierowej:

2)     zbiór użytkowników wieczystych gruntów

3)     rejestr umów sprzedaży gruntów

4)     rejestr umów zamiany nieruchomości

5)     rejestr skarg i wniosków (od 2012r.)

6)     rejestr osób, które wystąpiły z wnioskiem o udostępnienie informacji publicznej (od 2013r.)

7)     rejestr umów dzierżawy, poddzierżawy, najmu

8)     rejestr numeracji nieruchomości

9)     rejestr opłat adiacenckich naliczanych z tytułu podziału nieruchomości

W wersji papierowej i elektronicznej:

10)rejestr decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu

11)rejestr decyzji podziałowych, rozgraniczeniowych, odszkodowawczych

12)rejestr zasobu mienia gminnego

W wersji elektronicznej:

13)rejestr decyzji o warunkach celu publicznego

14)rejestr rent planistycznych naliczanych z tytułu wzrostu wartości nieruchomości na skutek uchwalenia planu miejscowego

15)rejestr wniosków o zmianę w planach miejscowych i studium

16)rejestr wniosków o sporządzenie wyciągu z planu miejscowego

17)rejestr wydawanych zaświadczeń z planu miejscowego

  

Straż Miejska:

1)     Ewidencja etatów i wyników działań straży; (ustawa)

2)     Ewidencja wyposażenia; (ustawa)

3)     Ewidencja środków przymusu bezpośredniego; (ustawa)

4)     Rejestr spraw o wykroczenia; (ustawa)

5)     Rejestr interwencji Straży Miejskiej;

6)     Rejestr nałożonych mandatów karnych;

7)     Dzienniki korespondencji pism przychodzących i wychodzących

8)     Rejestr wydanych zaświadczeń o sposobie wykonywania zamówień publicznych realizowanych w ramach umów zawartych z Gminą Miasta Władysławowo

 

Ochotnicza Straż Pożarna i Terenowa Służba Ratownicza:

1. Rejestr wydatków OSP.

2. Rejestr wydatków TSR.

3. Ewidencja środków nietrwałych - umundurowania OSP.

4. Ewidencja środków nietrwałych - umundurowania TSR.

5. Ewidencja wyjazdów do zdarzeń OSP i TSR.

6. Harmonogram dyżurów kierowców TSR.

7. Ewidencja kart drogowych samochodów i kart sprzetu silnikowego.

8. Wykaz strażaków jednostek OSP bioracych udział w akcjach ratowniczo-gaśniczych.

9. Rejestr wydanych zaświadczeń o sposobie wykonywania zamówień publicznych realizowanych w ramach umów zawartych z Gminą Miasta Władysławowo

 

ARCHIWA:

Urząd Miejski we Władysławowie posiada archiwa:

1)     Ogólne – prowadzone przez Referat Organizacyjno-Prawny

2)     Archiwum Urzędu Stanu Cywilnego:

 - dokumentacja dowodów osobistych;

 - księgi aktów urodzenia, małżeństw i zgonów wraz z dokumentacją zbiorczą.

3) Archiwum Referatu Finansowo-Budżetowego.

 


Liczba odwiedzin : 2290
Podmiot udostępniający informację : Gmina Władysławowo
Osoba wprowadzająca informację : Marta Block
Osoba odpowiedzialna za informację : Marta Block
Czas wytworzenia: 2013-03-27 15:17:33
Czas publikacji: 2015-09-04 09:43:14
Data przeniesienia do archiwum: Brak